Du temps pour se coordonner
Permettre aux personnes accompagnées d’être décideur de leur avenir repose sur un accès libre à l’information qui les concerne.
Le temps « ressource »
Les éducateurs
Chaque éducateur d’internat et d’accueil de jour bénéficie d’un temps dit « ressource » pour :
- Favoriser la communication professionnelle ;
- Augmenter le nombre et la qualité des écrits ;
- Favoriser et augmenter la fréquence des relations avec les familles ;
- Organiser des temps individuels avec les personnes pour évoquer leur projet.
La durée de ce temps est ajustée chaque année pour chaque professionnel. Il est justifié par les éducateurs au moyen de la saisie d’actes et doit, en priorité être utilisé à la mise en place de prestations directes auprès des personnes accompagnées.
Ponctuellement, il peut être utilisé pour participer à des colloques, réunions, formations ou lire la documentation du secteur (ASH, Lien social, etc…).
Les éducateurs d’ateliers
Chaque éducateur d’ateliers bénéficie d’un temps de préparation pour :
Favoriser la communication professionnelle ;
Augmenter le nombre et la qualité des écrits ;
Préparer et organiser l’atelier éducatif ou préprofessionnel ;
Favoriser et augmenter la fréquence des relations avec les familles.
Ponctuellement, il peut être utilisé pour participer à des colloques, réunions, formations ou lire la documentation du secteur (ASH, Lien social, etc…).
La durée de ce temps est ajustée chaque année pour chaque professionnel. Conventionnellement, le temps est fixé à 25% du temps de travail.
Les psychologues et psychomotriciens
Ils bénéficient d’un temps dit « ressource » pour :
- Favoriser la communication professionnelle ;
- Réaliser des écrits ;
- Participer à des actions de formation ou d’actualisation de ses connaissances ;
- Participer à des actions de recherches ;
- Participer à des groupes de psychologues ;
- La formation des stagiaires ;
- Préparer les séances ou ateliers de médiations thérapeutiques.
La durée de ce temps est ajustée chaque année pour chaque professionnel. Il est réalisé dans l’établissement en première intention.
Il peut être utilisé à l’extérieur de l’établissement sur accord du directeur.
Ce temps ne peut représenter plus de 25% du temps de travail.
Système d’informations
Le logiciel AIRMES est déployé à partir du 1er septembre 2019 pour être pleinement opérationnel au premier semestre 2020.
Ces fonctionnalités permettent de retrouver à un seul endroit :
- Le dossier de l’usager regroupant les données administratives et médico-socio-psycho-éducatives des personnes accompagnées ;
- Le cahier de transmissions qui permet de transmettre facilement et retrouver rapidement une information partagée avec les professionnels des équipes interdisciplinaires ;
- Les plannings partagés centralisés en un seul endroit : plannings des personnes accompagnées, professionnels, matériel et locaux ;
- Les projets personnalisés ;
- Les suivis et médicaments ;
- Le cahier de correspondance avec les familles et les partenaires.
Les écrits professionnels
Les écrits professionnels, en plus d’une obligation contractuelle, permettent de rendre compte de la situation de la personne accompagnée, suivre les accompagnements mis en place et évaluer les évolutions de la situation.
L’ensemble des écrits professionnels intègre le dossier de la personne accompagnée. Les écrits qui n’intègrent pas le dossier de la personne sont nommés « notes personnelles » et sont détruits à la fin de chaque année scolaire au moyen du destructeur de documents. Les écrits professionnels sont accessibles aux personnes accompagnées et leurs proches si ils en font la demande.
Transmission AIRMES
Un cahier de transmissions numérique permet de fiabiliser et faciliter l’échange d’informations :
- Le mur d’informations donne une vue générale de ce qui s’est passé
- Un système de couleurs différencie le type d’informations
- Les notifications préviennent des messages importants concernant chaque salarié. Les alertes garantissent la lecture des informations qui sont transmises
Le cahier de transmissions permet de partager les transmissions facilement et rapidement et de :
- Transmettre les informations au quotidien
- Chaque transmission peut être associée à une ou plusieurs personnes accompagnées pour permettre à la fois sa diffusion au sein du service ou de l’établissement et son rattachement au dossier de la personne.
Conformément à la loi 2002-2, le cahier de transmissions est bien différencié du dossier usager à l’instar des notes, cahier de liaison ou brouillons qui sont eux aussi séparés du dossier usager. En effet, la loi recommande que les écrits intermédiaires des professionnels soient détruits régulièrement.
Conscient de cette problématique, le logiciel de tranmissions propose un dossier usager unique conforme à la réglementation, tout en permettant d’associer les transmissions à chaque usager si besoin. Ces notes ne figurent pas dans le dossier de l’usager, mais elles permettent l’analyse et la diffusion de l’information entre les professionnels et ayants-droits.
Le cahier de transmission permet un suivi des crises et incidents.
Note de dynamique
La note de dynamique d’accompagnement est un outil qui vise à rendre compte du recueil d’informations et dresser un état des lieux réguliers de la situation d’une personne accompagnée.
Y figurent également les questions d’assiduité et de fréquence des rencontres, l’investissement de la personne accompagnée dans son accompagnement.
La manifestation de ses troubles est évaluée (fréquence, intensité, éléments déclencheurs…). Y est précisé notamment si des effets ou des évolutions sont à noter dans le parcours de la personne accompagnée et comment il investit son suivi thérapeutique ou paramédical. La note de dynamique s’appuie sur les indicateurs définis dans la précédente séquence.
Ce recueil permet également, grâce au système d’informations et aux échanges, de retracer les faits importants durant la séquence écoulée.
Enfin, ce recueil permet de retranscrire le regard porté par les personnes avec ressources (famille, enseignants, employeurs…) sur la situation de la personne.
Fiche séquence
La fiche séquence complète la note de dynamique en :
- synthétisant les différents regards professionnels
- définissant une stratégie commune
- fixant les objectifs, moyens et indicateurs d’évaluation
L’emploi du temps de la personne accompagnée est jointe à la fiche séquence.
Entre professionnels
Lutter contre les silos de communication
Le fonctionnement en structure matricielle nécessite des modes de communication efficaces. Ainsi, la chaîne de communication ne doit pas nécessairement suivre la chaîne hiérarchique.
Dès lors, la communication doit être la plus directe possible pour les problèmes qui peuvent trouver des solutions collectives. Une organisation apprenante et agile repose sur ce principe.
Ce principe s’accompagne de bonnes pratiques : l’utilisation de la messagerie professionnelle, le recours à l’écrit et les réunions de travail.
Messagerie professionnelle
Chaque salarié dispose d’une adresse professionnelle construite de la même façon :
prenom.nom@lespep76.fr
Cette adresse électronique est à usage strictement professionnelle. Son accès est limité aux horaires de travail du salarié.
Rapports d’activités
Afin de rendre compte de l’activité de l’établissement, le directeur établit chaque année, à destination du conseil d’administration, un rapport d’activité.