Nous étions 11 pour cette première rencontre. Nous avons posé le cadre : il s’agit de poursuivre le travail de réflexion par une approche qualitative et tenter de construire des pistes de travail pour améliorer la communication dans l’établissement.
Les présents évoquent spontanément leur besoin de recevoir une information fiable qualifiée par :
- une information vérifiée (parfois, existe un sentiment que les informations qui circulent ne sont pas validées)
- une information adaptée à la personne (le sentiment d’avoir des informations parasites)
- une information au bon moment (l’information arrive, trop tardivement, sur les antennes).
Deux approches sont d’emblée évoquées :
- la nécessité de faire évoluer les outils
- la nécessité de faire évoluer les pratiques.
Le point qui semble être un exemple représentatif : le passage de maison qui est parfois vécu difficilement car manquant de communication et se réalisant parfois dans la précipitation.
Les ratés dans la communication créent des pertes de temps et des tensions entre professionnels.
Des outils existent et sont à faire évoluer :
- la fiche de sortie
- les fiches de suivi administratif
- les fiches de projets
Il s’agit de faire également évoluer les pratiques : passer d’une logique de « recevoir l’information » à « aller chercher l’information ». Pour cela, il semble essentiel à tout le monde que l’information soit centralisé : tant numériquement que géographiquement.
Les propositions
- Systématiser l’élaboration des ordres du jour en amont des réunions
- Pour permettre à aux uns et aux autres de partager des informations en amont de la réunion
- Systématiser l’édition d’un relevé de décisions des réunions
- Associer à chaque décision une personne « ressources » pouvant donner des éléments d’informations
- Mettre en place un agenda partagé
- Développer la coordination
- Lieu de coordination par antenne
- Connaître les enfants et professionnels présents
- Formaliser le circuit des informations pour chaque type d’informations
- Développer un outil de communication numérique mutualisé
- Développer une fiche outil qui présente les modalités d’accompagnement par enfant
- Investir dans les téléphones portables pour les services externalisés
- Repenser le circuit des appels téléphoniques et organiser l’accueil téléphonique en fonction de cela.
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